Công ty mới nên số hóa bán hàng hay kế toán trước?

Khi mới mở công ty, câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất là: kiến thức chuyển đổi số công ty mới nên số hóa quy trình bán hàng hay kế toán trước? Gần như founder nào cũng đã nghe về chuyển đổi số, nhưng khi nhìn vào hàng loạt công cụ với đủ loại tên gọi, họ thường không biết nên bắt đầu từ đâu. Thực tế, không có một đáp án chung cho mọi trường hợp. Chúng tôi từng thấy có đội chọn sai thứ tự, mua phần mềm đắt tiền nhưng vận hành vẫn rối tung. Ngược lại, cũng có đội đi đúng hướng chỉ nhờ một quyết định nhỏ ngay trong những tuần đầu tiên.

Qua nhiều buổi trao đổi với các chủ doanh nghiệp mới thành lập, chúng tôi nhận ra gần như ai cũng muốn số hóa toàn bộ ngay từ ngày đầu. Ý tưởng này nghe rất hợp lý. Nhưng ngân sách và nhân sự của một công ty non trẻ luôn có giới hạn. Vì vậy, điều cần cân nhắc không phải là có nên số hóa hay không, mà là việc nào cần làm trước, và việc nào có thể lùi lại mà không ảnh hưởng nhiều đến vận hành hằng ngày.

Chuyển đổi số là cần thiết, nhưng nên bắt đầu từ đâu?

Nhiều người vẫn nghĩ chuyển đổi số chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có phòng IT riêng. Nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, doanh nghiệp mới lại càng nên bắt đầu sớm. Thói quen làm việc thủ công một khi đã hình thành sẽ rất khó thay đổi. Một file Excel ghi đơn hàng hôm nay có thể lớn dần thành một mớ phức tạp sau hai năm, khi không còn ai nhớ cột nào được nhập theo quy ước nào.

Cần làm rõ ngay từ đầu rằng chuyển đổi số không có nghĩa là mua thật nhiều phần mềm. Mục tiêu cốt lõi là dữ liệu được ghi lại đầy đủ, nhất quán và có thể tra cứu khi cần. Khi hiểu đúng như vậy, việc chọn thứ tự ưu tiên sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Ngân sách mỏng buộc bạn phải chọn một việc làm trước

Công ty mới thường chỉ có vài người, và mỗi người đều kiêm nhiệm nhiều đầu việc. Ngân sách phần mềm hằng tháng cũng phải tính từng khoản một. Nếu cố số hóa đồng thời bán hàng, kế toán, nhân sự và kho, gần như chắc chắn sẽ không làm nổi. Chưa kể chi phí triển khai, còn phải có người đủ thời gian học và vận hành từng công cụ.

Chúng tôi từng thấy nhiều đội mua cùng lúc ba, bốn công cụ. Sau vài tháng, gần hết số đó bị bỏ dở vì không ai đủ thời gian vận hành. Bài học khá đơn giản: chọn đúng một quy trình quan trọng nhất, làm cho thật chắc, rồi mới mở rộng sang phần còn lại.

Chúng tôi hay lấy ví dụ một cửa hàng thương mại điện tử mới khai trương, với ngân sách phần mềm khoảng ba đến năm triệu đồng mỗi tháng. Số tiền này đủ để chi trả một công cụ tốt, nhưng không đủ cho bốn công cụ cùng lúc. Khi dồn ngân sách vào đúng thứ quan trọng nhất, khoản chi nhỏ đó mới thật sự phát huy tác dụng.

Không có thứ tự ưu tiên thì việc nào cũng dang dở

Một lỗi khác chúng tôi gặp khá thường xuyên là thiếu ưu tiên rõ ràng. Công ty muốn làm hết mọi thứ cùng lúc, kết quả là quy trình nào cũng chạy nửa vời. Nhân viên không biết nên nhập dữ liệu ở đâu, còn lãnh đạo thì không có báo cáo đủ tin cậy để ra quyết định.

Chúng tôi thường khuyên khách hàng tự trả lời một câu hỏi trước: quy trình nào đang khiến công ty mất tiền nhiều nhất? Đó chính là chỗ nên số hóa trước. Ví dụ, nếu đơn hàng hay thất lạc vì nằm rải rác trong tin nhắn cá nhân, thì bán hàng là điểm nghẽn cần xử lý. Nếu cuối tháng hóa đơn đầu vào lúc nào cũng thiếu chứng từ, thì kế toán mới là việc cần làm trước.

Có một doanh nghiệp phần mềm B2B mà chúng tôi từng đồng hành gần một năm nhưng kết quả không rõ rệt. Họ triển khai đồng thời CRM bán hàng, phần mềm kế toán và chấm công. Đến cuối năm nhìn lại, không hệ thống nào chạy trơn tru. Sau khi tạm dừng hai hệ thống phụ và tập trung vào CRM, đội sale bắt đầu thấy số liệu rõ ràng và việc theo dõi khách hàng dễ hơn hẳn. Từ đó, họ mới tính đến chuyện đưa kế toán vào giai đoạn sau.

Ưu tiên số hóa bán hàng trước: khi nào thì hợp lý?

Nhiều công ty mới chọn bắt đầu từ bán hàng, và lý do khá thực tế. Đây là nơi tạo ra doanh thu, nên kết quả thường thấy rất nhanh, chỉ sau vài tuần. Khi đơn hàng được ghi nhận đầy đủ, bạn biết sản phẩm nào đang bán chạy, kênh nào mang về khách và đội sale nào làm việc hiệu quả.

Thấy được doanh thu chỉ sau vài tuần đầu

Số hóa bán hàng không nhất thiết phải phức tạp. Bạn có thể bắt đầu bằng một phần mềm quản lý đơn hàng đơn giản, hoặc thậm chí một công cụ tự động trả lời tin nhắn của khách. Điều quan trọng là mọi đơn hàng và cuộc trao đổi đều được lưu ở một nơi duy nhất, thay vì rải rác khắp các ứng dụng chat.

Chúng tôi từng hỗ trợ một công ty chỉ có hai nhân viên sale triển khai trợ lý AI để tiếp nhận và phản hồi khách ngoài giờ hành chính. Sau khoảng một tháng, tỷ lệ chốt đơn tăng rõ rệt. Phần lớn nhờ không còn cảnh khách nhắn tin buổi tối mà phải đợi đến sáng hôm sau mới có người trả lời. Đây là ví dụ cho thấy một bước nhỏ nhưng đúng chỗ có thể tạo khác biệt lớn.

Dữ liệu bán hàng cũng là nền tảng cho mọi quyết định về sau. Khi có lịch sử đơn hàng đầy đủ, bạn có thể tính chi phí bán hàng trên mỗi khách, từ đó biết nên tăng đầu tư cho kênh nào và cắt giảm kênh nào.

Khách hàng cảm nhận sự chuyên nghiệp ngay từ lần đầu liên hệ

Trải nghiệm khách hàng không chỉ nằm ở sản phẩm. Cách doanh nghiệp phản hồi tin nhắn, xác nhận đơn và giao hàng mới là điều khiến khách quay lại. Với công ty mới, ấn tượng ban đầu rất khó sửa nếu làm sai ngay từ đầu.

Bạn không cần đầu tư quá nhiều. Một bộ mẫu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, cùng quy trình xác nhận đơn rõ ràng, đã đủ để khách cảm thấy được quan tâm. Đó là khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lâu dài.

Khi tìm hiểu hành vi của nhóm khách mua hàng online, chúng tôi nhận thấy phần lớn họ bỏ giỏ hàng vì chờ phản hồi quá lâu. Chỉ cần trả lời trong vài phút thay vì vài giờ, cảm nhận của khách đã thay đổi rõ rệt. Đây là chi tiết nhỏ nhưng thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp còn bận tập trung vào sản phẩm.

Ưu tiên số hóa kế toán trước: phù hợp với trường hợp nào?

Ngược lại, có những công ty nên làm kế toán trước. Điển hình là doanh nghiệp đang chuẩn bị gọi vốn, hoặc ngay từ đầu đã có giao dịch phức tạp như nhiều nguồn thu, nhiều đối tác, hay hàng hóa nhập khẩu cần theo dõi chi phí chặt chẽ.

Minh bạch tài chính từ những tháng đầu tiên

Sổ sách rối ngay từ đầu sẽ kéo theo rắc rối trong nhiều năm. Chúng tôi từng gặp một công ty để chứng từ lẫn lộn cả năm. Đến kỳ quyết toán thuế, kế toán phải ngồi dò lại từng tháng và mất gần cả tuần mới xong. Chi phí thời gian đó lớn hơn nhiều so với việc ghi sổ đều đặn từ đầu.

Nếu chưa đủ ngân sách thuê kế toán toàn thời gian, bạn có hai lựa chọn hợp lý. Một là dùng phần mềm kế toán để ghi sổ gần như tự động. Hai là thuê ngoài một đơn vị dịch vụ kế toán uy tín cho phần việc định kỳ. Dù chọn cách nào, quan trọng nhất là ghi sổ theo tháng, đừng dồn đến cuối năm.

Chi phí dịch vụ kế toán thuê ngoài cho công ty nhỏ thường dao động vài triệu đồng mỗi tháng, tùy khối lượng chứng từ và độ phức tạp. Con số này nhỏ hơn nhiều so với rủi ro khai thuế sai hoặc nộp chậm, chưa kể các khoản phạt đi kèm.

Dòng tiền rõ ràng giúp công ty sẵn sàng khi gọi vốn

Khi gặp nhà đầu tư, báo cáo tài chính thường là thứ được xem đầu tiên. Một bộ sổ gọn gàng, cập nhật đúng hạn tạo niềm tin ngay từ buổi gặp mặt. Ngược lại, sổ sách lộn xộn dễ khiến nhà đầu tư nghi ngờ năng lực quản trị, dù ý tưởng kinh doanh có tốt đến đâu.

Bạn có thể bắt đầu bằng các công cụ ứng dụng AI để tự động ghi nhận thu chi và đối chiếu chứng từ. Chi phí những công cụ này thường chỉ vài trăm nghìn đồng mỗi tháng, nhưng có thể tiết kiệm hàng chục giờ làm sổ thủ công. Với đội nhỏ, khoảng thời gian đó có thể dùng để bán hàng hoặc phát triển sản phẩm.

Một khách hàng từng gọi vốn vòng hạt giống thành công đã chia sẻ với chúng tôi rằng báo cáo dòng tiền rõ ràng là một trong những lý do chính. Nhà đầu tư chỉ mất khoảng mười lăm phút để nắm tình hình, thay vì phải nghe giải thích dài dòng bằng lời.

Cách chọn thứ tự số hóa phù hợp với công ty của bạn

Không có hai công ty nào hoàn toàn giống nhau. Nếu bán hàng là điểm yếu lớn nhất, hãy số hóa bán hàng trước. Nếu sắp gọi vốn hoặc có giao dịch tài chính phức tạp, kế toán nên được ưu tiên. Điều quan trọng là xác định đúng điểm đau lớn nhất của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại, thay vì làm theo số đông hay lời khuyên chung chung.

Chúng tôi khuyên các công ty mới đừng ôm đồm làm cả hai cùng lúc. Hãy chọn một hướng và làm cho gọn gàng trong khoảng ba đến sáu tháng đầu. Khi quy trình đầu tiên đã ổn định và nhân viên quen với cách làm mới, việc mở rộng sang quy trình còn lại sẽ dễ hơn nhiều. Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết khác trong chuyên mục blog để hiểu rõ hơn về từng giai đoạn vận hành.

Nếu vẫn còn phân vân, hãy tự hỏi điều nào đang khiến bạn mất tiền hoặc mất khách mỗi ngày. Chính điểm đó nên được số hóa trước. Quyết định đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể công sức và chi phí về sau. Nếu bạn đang cân nhắc thiết bị và không gian làm việc cho giai đoạn mới thành lập, hãy xem thêm gợi ý thiết bị và nội thất văn phòng cho công ty nhỏ để chuẩn bị ngân sách hợp lý hơn.

Khi đã chốt được thứ tự ưu tiên, bước tiếp theo là rà soát lại tình hình tài chính và pháp lý của công ty. Bạn có thể đọc hướng dẫn tra cứu pháp lý công ty trước khi ký hợp đồng để nắm các bước cần làm trước khi cam kết với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào.