Mở văn phòng đầu tiên, mua sắm lung tung rồi mới nhận ra thiếu thứ cần nhất
Top 7 thiết bị và nội thất văn phòng cho người mới bắt đầu thường bị mua sai thứ tự, khiến công ty tốn thêm chi phí và thời gian phát sinh. Chúng tôi từng tư vấn cho một anh chủ công ty mới mở. Anh mua hẳn bộ bàn ghế gỗ đẹp mắt cho phòng khách trước tiên. Đến lúc nhân viên vào làm mới phát hiện thiếu máy in, thiếu cả router mạng đủ mạnh cho năm máy tính chạy cùng lúc.
Đây là tình huống quen thuộc với người lần đầu mở văn phòng: mua bàn ghế đẹp trước, tới lúc vận hành mới thấy thiếu những thiết bị cơ bản. Ngân sách ban đầu thường có hạn. Nên cần biết ưu tiên món nào trước, món nào có thể mua sau.
Vì sao nên lên danh sách thiết bị thiết yếu trước khi mua sắm nội thất
Lập danh sách trước giúp tránh mua dư những món chỉ để trang trí. Trong khi đó lại thiếu thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Nhiều công ty mới mở chi khá nhiều tiền cho sofa phòng chờ. Máy tính nhân viên vẫn chạy chậm vì cấu hình yếu.
Việc này cũng giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn. Khi biết rõ đâu là khoản bắt buộc, đâu là khoản có thể linh hoạt, bạn dễ cắt giảm đúng chỗ. Điều đó hữu ích nếu ngân sách bất ngờ hụt so với dự tính ban đầu.
Top 7 thiết bị và nội thất văn phòng cho người mới bắt đầu
Đây là danh sách chúng tôi thường gợi ý cho khách hàng lần đầu mở văn phòng. Danh sách xếp theo nhóm chức năng thay vì theo mức độ quan trọng cố định.
- Bàn ghế làm việc phù hợp tư thế ngồi lâu: tránh mua ghế giá rẻ dưới năm trăm nghìn đồng vì thường thiếu tựa lưng đúng chuẩn, dễ gây đau lưng sau vài tháng sử dụng
- Máy in, máy scan đa năng: một máy đa chức năng tiết kiệm chi phí hơn hẳn so với mua riêng lẻ máy in và máy scan, lại đỡ tốn diện tích bàn
- Hệ thống mạng, router ổn định: cần tính dư băng thông cho số lượng nhân sự dự kiến trong sáu tháng tới, không chỉ tính đúng số người hiện tại
- Tủ đựng hồ sơ có khóa an toàn: đặc biệt cần thiết với hợp đồng, giấy tờ pháp lý và thông tin khách hàng nhạy cảm
- Đèn chiếu sáng đủ tiêu chuẩn: ánh sáng quá tối hoặc quá gắt đều ảnh hưởng đến mắt nhân viên khi làm việc nhiều giờ liên tục
- Thiết bị họp trực tuyến cơ bản: webcam rời và loa mic riêng cho chất lượng tốt hơn hẳn webcam tích hợp sẵn trên laptop
- Bình lọc nước hoặc thiết bị pha đồ uống chung: khoản nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái hằng ngày của cả đội
Một ca thực tế: công ty mới mở tốn thêm chi phí vì mua thiếu thiết bị mạng ngay từ đầu
Một khách hàng chúng tôi từng hỗ trợ ban đầu chỉ tính mua bàn ghế và máy tính cho tám nhân viên. Họ nghĩ đơn giản là có wifi nhà mạng lắp sẵn là đủ dùng rồi.
Tới khi vận hành, đường mạng không đủ cho tám máy kết nối cùng lúc. Vấn đề rõ nhất là vào giờ cả team cùng họp online. Công ty phải đặt thêm router công suất lớn hơn trong tình trạng gấp. Vừa tốn thời gian chờ lắp đặt, vừa mất thêm phí dịch vụ khẩn so với đặt trước có kế hoạch.
Thứ tự ưu tiên mua sắm khi ngân sách còn hạn chế
Nên ưu tiên thiết bị ảnh hưởng trực tiếp tới vận hành như máy tính, mạng internet, bàn ghế cơ bản. Thiếu những thứ này, công việc đình trệ ngay lập tức.
Nội thất trang trí, vật dụng tiện nghi như sofa phòng chờ, tranh trang trí, có thể bổ sung dần sau khi văn phòng đã hoạt động ổn định vài tháng. Việc trì hoãn nhóm này không ảnh hưởng đến vận hành ngay. Nhưng vẫn nên có kế hoạch bổ sung dần để không gian làm việc chuyên nghiệp hơn theo thời gian.
So sánh mua mới hoàn toàn và mua lại đồ nội thất văn phòng cũ
Mua mới đảm bảo chất lượng đồng bộ, bảo hành rõ ràng. Nhưng chi phí ban đầu cao hơn đáng kể so với đồ cũ, đặc biệt với bàn ghế văn phòng cao cấp.
Mua đồ cũ tiết kiệm chi phí đáng kể, phù hợp giai đoạn mới thành lập còn hạn chế ngân sách. Điểm cần lưu ý là nên kiểm tra kỹ độ chắc chắn của khung ghế, bản lề tủ trước khi mua. Tránh mua phải đồ đã xuống cấp nhưng được tân trang bề ngoài đẹp mắt.
Sai lầm phổ biến khi công ty mới mua sắm thiết bị văn phòng
Sai lầm thường gặp nhất là mua theo cảm tính, thấy đẹp là mua. Nhiều người không tính tới nhu cầu sử dụng thực tế lâu dài. Một bộ bàn họp lớn trông sang trọng nhưng nếu công ty chỉ có năm người thì chiếm diện tích một cách lãng phí.
Sai lầm khác là không tính tới khả năng mở rộng số lượng nhân sự trong tương lai gần khi chọn mua thiết bị. Có công ty mua router chỉ đủ cho năm máy, trong khi kế hoạch tuyển thêm người trong quý tới đã có sẵn. Kết quả là phải nâng cấp lại chỉ sau vài tháng.
Với những công ty đang cân nhắc giữa thuê văn phòng riêng hay làm việc tại không gian chia sẻ, có thể tham khảo thêm những tiêu chí quan trọng khi chọn coworking space. Đây là phương án đáng cân nhắc trước khi đầu tư mua sắm nội thất riêng.
Về vấn đề an ninh văn phòng, nhiều công ty mới mở còn phân vân giữa lắp khóa thẻ từ hay dùng khóa cơ thông thường. Có thể xem thêm công ty mới thành lập có nên lắp khóa thẻ từ văn phòng. Bài viết giúp cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
Ngoài khóa cửa, việc lắp camera giám sát cũng cần lưu ý về mặt pháp lý trước khi ký hợp đồng với đơn vị cung cấp. Bạn có thể tham khảo thêm tra cứu pháp lý công ty trước khi ký hợp đồng lắp camera để tránh rủi ro về sau. Một số doanh nghiệp còn tìm thêm nhà cung cấp thiết bị văn phòng tổng hợp tại all-fusion.com. Việc này giúp so sánh giá trước khi quyết định mua sắm hàng loạt.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng dưới 5 người nên ưu tiên mua thiết bị gì trước tiên?
Nên ưu tiên máy tính, mạng internet ổn định và bàn ghế làm việc cơ bản. Với quy mô nhỏ, có thể tạm dùng chung một máy in đa năng. Không cần mỗi bàn một máy riêng.
Có nên thuê thiết bị văn phòng thay vì mua đứt khi mới thành lập công ty?
Thuê phù hợp với thiết bị giá trị lớn như máy photocopy công nghiệp. Cách này giúp giảm áp lực vốn ban đầu. Với bàn ghế cơ bản, mua đứt thường hợp lý hơn, vì chi phí thuê dài hạn có thể vượt cả giá mua mới.
Ngân sách tối thiểu để trang bị văn phòng nhỏ ban đầu khoảng bao nhiêu?
Mức ngân sách phụ thuộc nhiều vào số lượng nhân sự và việc chọn đồ mới hay đồ cũ. Chúng tôi không đưa ra một con số cố định để tránh gây hiểu lầm. Cách làm thực tế hơn là liệt kê danh sách thiết bị thiết yếu trước. Sau đó báo giá từng món để có tổng ngân sách sát với nhu cầu thật.
Mua nội thất văn phòng cũ có rủi ro gì cần lưu ý?
Rủi ro lớn nhất là mua phải đồ đã xuống cấp bên trong nhưng được tân trang đẹp bên ngoài. Nên kiểm tra kỹ khung ghế, bản lề tủ. Hỏi rõ thời gian sử dụng trước đó của người bán trước khi quyết định.
Comments are closed