Nhập hàng Trung Quốc lần đầu, không ít công ty mới loay hoay ngay ở khâu tưởng đơn giản nhất: giấy tờ hải quan. Hàng đã về tới cảng mà thiếu một tờ khai, cả lô có thể bị giữ lại vài ngày. Chúng tôi từng ngồi cạnh không ít khách hàng trong tình huống đó, nên biết rõ chỗ nào hay vấp. Bài này chúng tôi kể lại đúng những gì đã thấy, không liệt kê lý thuyết suông.
Vì Sao Nhập Hàng Trung Quốc Lần Đầu Dễ Vướng Thủ Tục Hải Quan
Đặt hàng qua Alibaba hay 1688 nghe rất dễ. Bấm vài nút, chuyển tiền, chờ hàng về. Nhưng đó chỉ là nửa câu chuyện. Nửa còn lại nằm ở biên giới, nơi hải quan Việt Nam đối chiếu từng con số trên tờ khai với thực tế trong container. Công ty mới thường chỉ chuẩn bị tinh thần cho phần mua hàng. Phần khai báo thì hay để tới sát ngày hàng cập cảng mới lo.
Ba Điều Hay Khiến Công Ty Mới Vấp Ngay Lần Đầu
Chúng tôi từng gặp một khách hàng nhập lô hàng nội thất văn phòng đầu tiên. Họ chọn đối tác vận chuyển chỉ vì giá rẻ nhất trên mạng. Đến lúc thông quan mới phát hiện bên đó không hỗ trợ khai đúng giá trị hàng. Hồ sơ bị trả lại tới hai lần, mỗi lần chờ thêm gần một tuần. Giá như họ tham khảo trước tiêu chí chọn đơn vị nhập hàng Trung Quốc đáng tin. Có lẽ đã tránh được cả chuỗi ngày chờ đợi đó.
Chậm trễ ở cảng không chỉ mất thời gian. Nó còn phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi tính theo ngày. Mức phí này tùy cảng, tùy hãng tàu. Công ty mới thường không lường trước khoản này khi tính giá vốn ban đầu. Kinh nghiệm chúng tôi rút ra khá đơn giản: đừng tách rời việc mua hàng và việc khai báo. Hai việc này cần tính cùng lúc, ngay từ khi chốt đơn với nhà cung cấp.
Một lỗi khác chúng tôi hay gặp là ở công ty mới thành lập. Họ chưa kích hoạt chức năng xuất nhập khẩu cho mã số thuế doanh nghiệp. Mã số này thường có sẵn, nhưng cần đăng ký thêm một bước với chi cục hải quan mới dùng để mở tờ khai được. Bỏ qua bước này, tới lúc cần khai báo mới phát hiện ra thì mất thêm một hai ngày làm việc để bổ sung.
Những Gì Cần Có Trong Hồ Sơ Trước Khi Hàng Cập Cảng
Nói đơn giản, hải quan cần nhìn thấy ba thứ khớp nhau. Đó là hợp đồng đã ký, hóa đơn nhà cung cấp gửi, và danh sách hàng thực tế trong kiện. Ba tài liệu này gọi là bộ chứng từ nền tảng. Thiếu một trong ba, tờ khai coi như chưa đủ điều kiện xử lý.
Bộ Ba Giấy Tờ Không Thể Thiếu
Hợp đồng thương mại, tiếng ngành gọi là sale contract, ghi rõ hai bên mua bán, mặt hàng và điều kiện giao nhận. Hóa đơn, tức invoice, thể hiện giá trị lô hàng bằng tiền, dùng để tính thuế nhập khẩu. Phiếu đóng gói, packing list, liệt kê chi tiết từng kiện: trọng lượng, kích thước, số lượng bên trong.
- Hợp đồng thương mại — bản ký giữa công ty và nhà cung cấp, càng chi tiết điều khoản càng ít tranh cãi về sau.
- Hóa đơn thương mại — con số trên đây phải khớp với giá thực trả, chênh lệch dễ bị nghi ngờ khai thiếu thuế.
- Phiếu đóng gói — cán bộ hải quan đối chiếu trực tiếp với hàng khi cần kiểm hóa thực tế.
Ba giấy tờ này công ty mới thường có sẵn từ nhà cung cấp. Chỉ cần yêu cầu đúng lúc đặt hàng là được. Vấn đề hay nằm ở chỗ số liệu giữa ba bản không khớp nhau. Chúng tôi từng thấy một trường hợp hóa đơn ghi 500 sản phẩm. Phiếu đóng gói lại ghi 480, chênh nhau vì nhà máy gộp đơn cho hai khách cùng lúc. Lô hàng đó bị giữ lại kiểm tra thêm ba ngày, chỉ vì một con số lệch nhau.
Một điều công ty mới hay bỏ sót là điều kiện giao hàng ghi trên hợp đồng, gọi là Incoterm, ví dụ FOB hay CIF. FOB nghĩa là bên bán chỉ chịu trách nhiệm tới khi hàng lên tàu, còn cước vận chuyển và bảo hiểm bên mua tự lo. CIF thì ngược lại, giá đã gồm cước tàu và bảo hiểm. Chọn nhầm điều kiện, giá trị khai báo trên hóa đơn có thể lệch với thực tế bên mua phải trả.
Khi Nào Cần Thêm Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ
Một số mặt hàng còn cần thêm giấy chứng nhận xuất xứ, gọi tắt là C/O. Đây là giấy xác nhận hàng thật sự sản xuất tại Trung Quốc, không phải chuyển tải qua nước thứ ba. Có C/O, nhiều mặt hàng được hưởng thuế suất ưu đãi thấp hơn hẳn thuế thông thường.
Mặt hàng nào cần C/O tùy vào mã số thuế cụ thể. Không phải lô nào cũng bắt buộc phải có. Công ty mới lần đầu làm việc này thường không biết tự xin C/O ở đâu. Càng không rõ nên nộp hồ sơ cho cơ quan nào bên phía Trung Quốc. Cách nhiều đơn vị hay chọn là nhờ đơn vị nhập hàng Trung Quốc chuyên nghiệp hỗ trợ song song với bên vận chuyển. Chi phí dịch vụ thường chỉ vài trăm nghìn đồng mỗi lô. Đổi lại, công ty đỡ mất thời gian mò mẫm giữa hai hệ thống thủ tục khác nhau.
Mẹo Nhỏ Giúp Việc Thông Quan Đỡ Trục Trặc
Tra Mã HS Trước, Đừng Đợi Tới Lúc Thông Quan
Mỗi mặt hàng đều có một mã số thuế nhập khẩu riêng, gọi là mã HS, viết tắt của Harmonized System. Mã này quyết định mức thuế phải đóng. Nó cũng quyết định có cần giấy phép con hay không, và cả việc có cần C/O như nói ở trên. Chúng tôi từng thấy một công ty nhập thiết bị văn phòng, tra mã HS sai nhóm. Kết quả là bị tính thuế cao hơn dự tính gần 8%, chỉ vì chọn nhầm một chữ số trong mã.
Tra mã HS nên làm trước khi chốt đơn, không phải sau khi hàng đã lên tàu. Một số công ty dùng luôn phần mềm quản lý xuất nhập khẩu để lưu lại mã HS cho từng mặt hàng. Cách này giúp tránh tra đi tra lại mỗi lần đặt đơn mới. Đồng thời cũng hạn chế nhầm nhóm hàng giữa các lần nhập khác nhau.
Thời Gian Thông Quan Thường Mất Bao Lâu
Lô hàng thuộc luồng xanh, tức diện được hệ thống đánh giá rủi ro thấp. Loại này thời gian thông quan có thể chỉ mất một ngày làm việc. Luồng vàng cần kiểm tra hồ sơ kỹ hơn, thường thêm một đến hai ngày. Luồng đỏ phải kiểm hóa thực tế, tức mở container ra đối chiếu. Việc này có thể kéo dài ba đến năm ngày, tùy khối lượng công việc tại cảng lúc đó.
Công ty mới không kiểm soát được lô hàng rơi vào luồng nào. Điều nằm trong tầm tay là chuẩn bị hồ sơ sạch, số liệu khớp nhau. Làm được vậy, dù rơi vào luồng nào cũng xử lý nhanh nhất có thể.
Tự Làm Hay Thuê Dịch Vụ Khai Báo
Với lô hàng đầu tiên, chúng tôi thường khuyên công ty mới nên thuê dịch vụ khai báo hải quan. Ít nhất là cho vài lần đầu tiên. Người làm nghề này biết cách trình bày hồ sơ đúng chuẩn. Họ cũng biết cả những lỗi vặt hay khiến tờ khai bị treo. Chi phí thuê ngoài dao động vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy độ phức tạp của lô hàng.
Chọn dịch vụ nào, chúng tôi thường nhìn vào ba điều. Một là có kinh nghiệm với đúng ngành hàng đang nhập. Hai là minh bạch bảng phí ngay từ đầu. Ba là có người trực tiếp làm việc gần khu vực cảng. Tránh những nơi chỉ báo giá qua tin nhắn mà không giải thích rõ khoản nào cho khoản nào.
Tự làm được không? Được, nhưng nên làm khi công ty đã quen quy trình, không phải ngay lần đầu. Tự khai báo cần đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS. Việc này mất thêm vài ngày chuẩn bị ban đầu. Học phí cho lần vấp đầu tiên thường tốn hơn tiền thuê dịch vụ, tính cả thời gian hàng nằm ở kho ngoại quan.
Chuẩn Bị Kỹ Vẫn Rẻ Hơn Chờ Xử Lý Ở Cảng
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu là cách duy nhất giúp công ty mới nhập hàng Trung Quốc đỡ mất thời gian. Khâu hải quan vốn không đáng sợ như nhiều người nghĩ. Không cần thuộc lòng cả quy trình. Chỉ cần biết rõ ba loại chứng từ nền tảng và mã HS trước khi đặt đơn là đã an tâm hơn nhiều.
Sau khi hàng thông quan xong, việc tiếp theo là bán được hàng. Nhiều công ty mới chúng tôi từng làm cùng bắt đầu nghĩ tới thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp ngay giai đoạn này. Có một kênh bán ổn định vẫn tốt hơn chỉ dựa vào mạng xã hội. Đó cũng là lúc đáng để nhìn lại toàn bộ chuỗi vận hành, từ nhập hàng tới bán ra, xem chỗ nào còn rời rạc.
Comments are closed