Lập ngân sách nhập hàng Trung Quốc cho lô đầu tiên hiệu quả

Khi mới bắt đầu nhập hàng Trung Quốc, chúng tôi thường thấy các bạn đều xuất phát từ một con số rất đẹp trên giấy. Giá xưởng thấp, nhân với số lượng dự kiến, ra một mức lợi nhuận khá hấp dẫn. Thế nhưng khi hàng thực sự về đến kho, tổng tiền bỏ ra thường cao hơn dự tính. Có những trường hợp vượt khoảng 30%. Vì vậy, nhập hàng Trung Quốc cho lô đầu cần được nhìn theo cả chuỗi, không thể chỉ dựa vào giá gốc.

Vì sao ngân sách nhập hàng thường bị vượt?

Nguyên nhân thường khá giống nhau. Phần lớn người mới chỉ tính giá xuất xưởng, và đó mới chỉ là phần nổi của tảng băng. Hàng chưa đóng gói riêng, chưa tính tiền xe chạy ra cửa khẩu, chưa tính thuế. Mỗi khoản nhỏ lẻ, nhưng cộng lại thì không nhỏ chút nào.

Ngân sách đúng phải bao trọn cả chuỗi. Từ lúc đặt cọc, qua sản xuất, vận chuyển, làm thủ tục, cho tới khi hàng nằm trong kho ở Việt Nam, bước nào cũng phát sinh chi phí. Bạn nên gom toàn bộ các khoản đó vào một bảng duy nhất trước khi xác nhận đơn. Chúng tôi khuyên làm điều này ngay cả khi đơn còn nhỏ. Thói quen lập bảng từ đầu giúp bạn nhìn thấy rủi ro sớm hơn rất nhiều.

Giá gốc, tỷ giá và cách chia đợt thanh toán

Phần này nghe đơn giản nhưng lại là chỗ dễ mất tiền nhất. Nhà xưởng thường yêu cầu đặt cọc trước, phần còn lại thanh toán khi hàng sẵn sàng xuất. Mức cọc phổ biến nằm khoảng 30% đến 50%, tùy nhà máy và mức độ quen thuộc giữa hai bên.

Tỷ giá cũng cần tính kỹ. Nếu bạn cọc hôm nay nhưng thanh toán đợt sau vài tuần, tỷ giá có thể đã thay đổi đáng kể. Chúng tôi thường khuyên để sẵn một khoản dự phòng nhỏ cho biến động này, để đến lúc trả đợt cuối không bị hụt ngân sách.

Đừng trả hết một lần cho một đơn vị chưa từng làm việc. Nếu phát sinh tranh chấp, việc đòi lại tiền sẽ rất khó. Hãy chia đợt thanh toán theo những mốc cụ thể, chẳng hạn sau khi kiểm hàng xong hoặc khi hàng đã đóng container. Cách làm này giúp bạn giữ được đòn bẩy khi có vấn đề xảy ra.

Vận chuyển và cách tính quy đổi cân nặng

Hàng từ Trung Quốc về Việt Nam thường đi theo ba đường chính: đường bộ qua cửa khẩu, đường biển và đường hàng không. Mỗi phương thức phù hợp với một kiểu hàng khác nhau. Hàng nhẹ, giá trị cao hoặc cần gấp thì đường bay hợp lý hơn. Hàng nặng, số lượng lớn thì đường biển hoặc đường bộ thường tiết kiệm hơn.

Điều bạn cần hiểu rõ là quy đổi cân nặng. Hàng cồng kềnh nhưng nhẹ sẽ được tính theo thể tích, tức là kích thước thùng nhân với hệ số quy đổi. Nói cách khác, bạn đang trả tiền cho khoảng không mà kiện hàng chiếm chỗ, không chỉ cho trọng lượng thật.

Chúng tôi từng gặp một lô khoảng 300 kg hàng gia dụng, đóng thành nhiều thùng nhỏ. Cân thực tế chỉ 300 kg, nhưng thể tích lớn, nên khi tính theo khối, cước cao hơn hẳn so với kỳ vọng ban đầu. Trước khi chốt, hãy hỏi rõ đơn vị vận chuyển tính theo cân thực hay theo khối, rồi tự tính thử cả hai cách để so sánh.

Thuế, phí hải quan và bộ chứng từ

Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các loại phí hải quan là phần nhiều người mới hay bỏ sót. Mức thuế phụ thuộc vào mã hàng và chính sách đang có hiệu lực. Xác định đúng mã hàng ngay từ đầu, vì khai sai mã có thể làm thuế tăng lên hoặc kéo theo thủ tục bổ sung khá mất thời gian.

Bộ chứng từ thường gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan. Thiếu một giấy tờ, hàng có thể bị giữ lại ở cửa khẩu. Bạn nên yêu cầu bên bán chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, thay vì đợi hàng tới rồi mới đi tìm giấy tờ.

Vậy khi nào nên thuê đơn vị khai hải quan? Nếu chưa có người làm thủ tục, hoặc lô hàng gồm nhiều mã khác nhau, ủy thác thường tiết kiệm thời gian hơn tự làm. Đó là một khoản chi thêm, nhưng một sai sót nhỏ trong khai báo có thể đắt hơn nhiều.

Phí trung gian, kiểm hàng và cách đọc bảng phí

Khi nhờ đơn vị trung gian đặt hàng, bạn sẽ phải trả thêm phí. Đó có thể là phí order tính theo phần trăm giá trị, phí kiểm đếm, phí đóng gói lại hoặc phí lưu kho. Mỗi khoản có lý do riêng, nhưng khi cộng dồn, con số không hề nhỏ.

Cách an toàn nhất là hỏi rõ từng dòng trong báo giá: khoản nào đã nằm trong phí order, khoản nào tính thêm. Chúng tôi từng thấy có nơi thu cả phí kiểm đếm lẫn phí đóng gói cho cùng một thao tác, tức là tính trùng. Đọc kỹ và hỏi trước khi ký sẽ giúp bạn tránh chuyện này.

Kiểm hàng tại xưởng là việc nên làm, dù có thể phát sinh thêm chi phí. Nếu không kiểm, bạn chỉ phát hiện lỗi khi hàng đã về Việt Nam, lúc đó việc đòi bồi thường gần như bất khả thi.

Dự phòng hao hụt và xử lý hàng lỗi

Không có lô hàng nào hoàn toàn không hao hụt. Hàng vỡ khi vận chuyển, lỗi phát sinh từ xưởng, giao sai mẫu đều có thể xảy ra. Vì vậy, ngân sách nên có một khoản dự phòng rõ ràng thay vì để trống.

Mức dự phòng hợp lý thường nằm quanh vài phần trăm giá trị lô hàng, và còn tùy loại sản phẩm. Hàng dễ vỡ hoặc hàng điện tử cần dự phòng cao hơn. Đây không phải con số cố định, bạn nên điều chỉnh dần theo kinh nghiệm của chính mình sau mỗi lô.

Điều khoản đổi trả cũng cần được viết rõ trong hợp đồng. Hàng lỗi sẽ được đổi hay trừ tiền? Ai chịu chi phí gửi trả? Thời hạn khiếu nại là bao lâu? Nếu không ghi cụ thể, khi có chuyện, người thiệt thường là bên mua.

Chọn đơn vị hỗ trợ nhập hàng tận gốc

Khi công ty còn mới, việc tự tìm xưởng, tự kiểm hàng, tự lo vận chuyển rất tốn sức. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn đơn vị hỗ trợ dịch vụ nhập hàng tận gốc để giảm rủi ro ngay từ lô đầu. Tuy vậy, không phải đơn vị nào cũng minh bạch về chi phí.

Khi xem xét, chúng tôi thường đối chiếu ba điểm. Thứ nhất, phí có được liệt kê minh bạch từng dòng không. Thứ hai, họ có kho hoặc đại diện tại Trung Quốc để kiểm hàng thực tế không. Thứ ba, hợp đồng có quy định rõ trách nhiệm hai bên không.

Trước khi quyết định, bạn cũng nên đọc thêm các sai lầm thường gặp khi nhập hàng Trung Quốc để biết trước những bẫy phổ biến. Với doanh nghiệp mới, hiểu được bẫy thường là cách tiết kiệm nhiều nhất.

Nếu đang cân nhắc chuyển đổi số để quản lý đơn hàng và chi phí, bạn có thể tham khảo thêm hướng đi tích hợp AI vào phần mềm và website, vì việc theo dõi ngân sách nhập hàng trên một hệ thống thống nhất sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Bảng ngân sách tham khảo cho lô đầu tiên

Để hình dung rõ hơn, bạn có thể dựng một bảng ngân sách mẫu như dưới đây. Đây chỉ là khung tham khảo, con số thực tế sẽ khác nhau tùy loại hàng và thời điểm thị trường.

Nếu vốn còn hạn chế, bạn nên giảm số lượng từng mẫu thay vì cắt khoản kiểm hàng hoặc dự phòng. Nhập ít mẫu nhưng đảm bảo chất lượng thường an toàn hơn nhập nhiều mẫu rồi phải bỏ đi.

Câu hỏi thường gặp khi lập ngân sách lô đầu

Vốn tối thiểu cho một lô đầu là bao nhiêu?

Không có con số chung cho mọi ngành. Lô đầu thường nên đủ để chạy thử một đến hai mẫu với số lượng vừa phải. Hãy cộng đủ giá gốc, vận chuyển, thuế và dự phòng để có con số thực tế, đừng chỉ nhìn vào giá gốc.

Nên đặt cọc bao nhiêu phần trăm?

Mức cọc phổ biến nằm khoảng 30% đến 50%. Với đơn vị mới, bạn nên cọc thấp và chia nhiều đợt gắn với các mốc kiểm hàng. Với đối tác đã quen, mức cọc có thể linh hoạt hơn.

Có cần mở tài khoản ngoại tệ không?

Nếu nhập hàng thường xuyên, tài khoản ngoại tệ giúp chủ động hơn về tỷ giá và giảm phí chuyển đổi. Với lô đầu nhỏ, bạn có thể thanh toán qua đơn vị trung gian, nhưng nên hỏi rõ mức phí chuyển đổi trước khi chuyển tiền.

Hàng về chậm thì ai chịu chi phí lưu kho?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu chậm do phía bán, thường bên bán chịu. Nếu chậm do thủ tục phía bạn, bạn sẽ chịu. Vì vậy, hãy ghi rõ mốc thời gian và trách nhiệm của từng bên ngay từ đầu.