Mấy tuần trước, một người bạn nhắn tin hỏi chúng tôi về chuyện thuê coworking space. Bạn ấy vừa mở công ty, còn phân vân giữa văn phòng riêng và chỗ ngồi chung cho nhóm năm người. Câu hỏi này chúng tôi nghe không dưới chục lần mỗi năm, từ đủ loại startup khác nhau.
Ai mới mở công ty cũng đau đầu chuyện chỗ ngồi làm việc. Vốn còn mỏng, nhân sự chưa ổn định. Nhưng vẫn cần một nơi trông chuyên nghiệp để đón đối tác. Bài này chúng tôi chia sẻ đúng những gì đội ngũ đã tư vấn cho khách hàng thật, không phải lý thuyết nhặt trên mạng.
Nhiều startup mới thành lập chọn coworking space thay vì đầu tư văn phòng riêng ngay từ đầu
Mở văn phòng riêng tốn nhiều hơn người ta tưởng. Tiền cọc thường bằng ba đến sáu tháng thuê. Cộng thêm sửa chữa, mua bàn ghế, lắp máy lạnh, kéo mạng internet mới. Với văn phòng nhỏ chừng 40-50m² ở khu trung tâm, khoản đầu tư ban đầu đã ngốn 80-150 triệu đồng. Đó là chưa tính tiền thuê hàng tháng.
Thời gian setup cũng là chuyện ít ai tính trước. Từ lúc ký hợp đồng đến khi dọn vào ở được, văn phòng riêng thường mất hai đến bốn tuần. Thời gian đó dùng để hoàn thiện nội thất, xin giấy phép, lắp đặt hạ tầng mạng. Với một startup đang chạy đua từng ngày để ra sản phẩm, bốn tuần chờ đợi cũng là một khoản chi phí cơ hội.
Coworking space giải quyết gọn cả hai bài toán trên. Bạn trả một khoản phí cố định mỗi tháng. Bàn ghế, internet, máy in, khu pha cà phê đều đã có sẵn. Dọn vào làm việc được ngay trong ngày. Gói bàn linh hoạt, hay còn gọi là hot-desk, hiện khá phổ biến. Ở các thành phố lớn, giá dao động 1,5-3,5 triệu đồng mỗi người mỗi tháng. Nếu cần bàn cố định riêng, mức giá nhích lên 3-5 triệu. Với đội năm người, tổng chi phí vẫn thấp hơn nhiều so với thuê nguyên một văn phòng.
Ngoài tiền thuê, văn phòng riêng còn kéo theo nhiều khoản chi âm thầm. Bảo vệ, dọn vệ sinh, sửa máy lạnh định kỳ, tất cả đều do bạn tự lo. Ở coworking space, những khoản này đã gộp sẵn trong phí hàng tháng. Bạn không cần thuê thêm ai quản lý cơ sở vật chất.
Chúng tôi từng tư vấn cho một startup thương mại điện tử mới gọi vốn vòng hạt giống. Ngân sách vận hành ba tháng đầu chỉ đủ trả lương và một khoản nhỏ cho chỗ làm việc. Nhóm sáng lập chọn coworking space. Phần tiền tiết kiệm được, họ dồn sang marketing và giải pháp AI cho phòng kế toán khi ngân sách còn eo hẹp. Nhờ vậy, họ chưa cần thuê hẳn một kế toán full-time ngay từ những tháng đầu.
Chuyện chỗ ngồi giải quyết xong, nhiều startup mới lại quên một khoản đầu tư khác không kém quan trọng: kênh bán hàng online. Có văn phòng đẹp mà khách hàng không tìm thấy mình trên mạng thì cũng khó bán được gì. Nếu bạn cần dựng website bán hàng bài bản ngay từ đầu, xem gợi ý tại đây.
Giá rẻ hơn không có nghĩa chọn đại nơi nào cũng được. Một coworking space chọn sai vẫn có thể kéo tụt năng suất cả đội. Chi phí trên giấy tờ có thể rất hời, nhưng hiệu quả thực tế lại khác hẳn. Chúng tôi từng thấy một startup chuyển chỗ chỉ sau hai tháng. Lý do là mạng chập chờn, đúng lúc họ phải demo sản phẩm cho nhà đầu tư. Phần tiếp theo là những tiêu chí đáng cân nhắc, trước khi đặt bút ký hợp đồng.
Những tiêu chí quan trọng khi chọn coworking space
Chọn coworking space cũng giống chọn nhà trọ. Nhìn ảnh đẹp trên fanpage chưa chắc nói lên chất lượng thật. Dưới đây là những điều chúng tôi luôn kiểm tra trực tiếp, trước khi khuyên khách hàng ký hợp đồng.
Vị trí quyết định phần lớn trải nghiệm hàng ngày. Một coworking space đẹp nhưng nằm sâu trong hẻm sẽ gây bất tiện. Cách bến xe buýt mười lăm phút đi bộ, nhân viên dễ ngại đến làm. Khách đến họp cũng dễ trễ giờ. Ưu tiên khu gần trung tâm quận, gần các toà nhà văn phòng khác. Đối tác, nhà đầu tư tiềm năng của bạn thường cũng làm việc quanh đó, tiện ghé gặp nhanh giữa hai cuộc họp.
Internet ổn định quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Một buổi demo cho nhà đầu tư mà mạng rớt giữa chừng có thể làm hỏng cả deal. Chúng tôi khuyên nên hỏi thẳng quản lý toà nhà về tốc độ đường truyền cam kết. Tốt nhất nên trên 100Mbps cho khu vực dùng chung. Ngoài ra, cần hỏi thêm về đường truyền dự phòng riêng. Nhiều founder phải điều hành công ty từ xa vài ngày mỗi tuần. Với họ, một công cụ AI hỗ trợ quản lý và kiểm soát doanh nghiệp từ xa cũng đáng cân nhắc song song. Mạng ổn định mới phát huy hết tác dụng của những công cụ như vậy.
Giờ hoạt động cũng đáng hỏi kỹ trước khi ký. Một số coworking space chỉ mở cửa trong giờ hành chính, đóng cửa cuối tuần. Nếu đội ngũ bạn hay tăng ca hoặc làm việc theo giờ khách nước ngoài, nên chọn nơi có gói truy cập 24/7. Thẻ từ ra vào riêng cho từng thành viên cũng là điểm cộng, giúp kiểm soát an ninh tốt hơn phòng dùng chung thẻ.
Thị trường hiện có ba loại gói phổ biến, ứng với ba giai đoạn khác nhau của một startup. Giá và mức độ riêng tư giữa các gói cũng chênh nhau khá rõ.
| Loại gói | Phù hợp với | Mức giá tham khảo/tháng |
|---|---|---|
| Hot-desk (bàn linh hoạt) | Freelancer, founder làm một mình, đội 1-2 người mới thành lập chưa cần chỗ cố định | 1,5-2,5 triệu/người |
| Dedicated desk (bàn cố định) | Đội 3-8 người cần chỗ ngồi ổn định, để đồ qua đêm | 3-5 triệu/người |
| Phòng riêng trong coworking | Team trên 8 người, cần họp kín thường xuyên, xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm | Từ 15 triệu, tuỳ diện tích và vị trí toà nhà |
Trước khi ký, chúng tôi thường khuyên khách hàng hỏi thẳng quản lý toà nhà ba điều sau:
- Tốc độ mạng cam kết và có đường truyền dự phòng hay không
- Số lượng phòng họp so với tổng số thành viên đang thuê, cùng chính sách tính phí theo giờ
- Điều khoản phạt khi chấm dứt hợp đồng sớm, phần thường bị bỏ qua nhất
Sai lầm phổ biến nhất là chỉ đi xem phòng vào buổi sáng sớm. Lúc đó chỗ nào cũng vắng và yên tĩnh. Hãy quay lại vào giữa trưa hoặc đầu giờ chiều, thời điểm đông người nhất. Lúc đó bạn mới biết chỗ ngồi có ồn, khu pha cà phê có quá tải hay không.
Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của chúng tôi: hỏi xin dùng thử miễn phí một ngày, trước khi ký hợp đồng dài hạn. Hầu hết các chuỗi coworking lớn đều có chính sách này, chỉ cần bạn chủ động đề nghị. Ngồi làm việc thật một ngày sẽ cho bạn cảm nhận chính xác hơn nhiều. Buổi tham quan mười lăm phút cùng nhân viên sale không nói lên được điều đó.
Lợi ích khác của coworking space cho startup mới
Ngoài chuyện tiết kiệm chi phí, coworking space còn một lợi ích ít ai nghĩ tới. Đó là cơ hội gặp đúng người vào đúng lúc. Một khách hàng của chúng tôi làm ứng dụng giao hàng. Họ ngồi cùng tầng với một quỹ đầu tư nhỏ, tại coworking space ở quận 1. Chỉ sau vài lần gặp nhau ở khu pha cà phê, họ có được buổi pitch chính thức. Gửi email cold outreach cả tháng trời cũng chưa chắc làm được điều đó.
May mắn kiểu đó không đến với startup nào cũng như nhau. Nhưng môi trường dùng chung tự nhiên tạo ra nhiều va chạm hơn một văn phòng đóng kín cửa. Đơn vị vận hành coworking cũng hay tổ chức sự kiện networking, workshop nội bộ hàng tháng. Đây là kênh tìm nhân sự hoặc đối tác mà startup nhỏ khó tự làm được.
Mặt trái là bạn khó tránh vài lần bị làm phiền. Đôi khi bạn còn nghe được cả chuyện công việc của người ngồi bàn bên cạnh. Với những cuộc gọi bàn chuyện hợp đồng, chúng tôi khuyên nên đặt phòng riêng, thay vì ngồi khu bàn chung.
Tiếp khách tại coworking space cũng không hề kém sang như nhiều người lo. Các chuỗi lớn hiện nay đầu tư phòng tiếp khách, sảnh chờ khá bài bản. Một buổi ký hợp đồng ở đó vẫn trông chuyên nghiệp, không thua văn phòng riêng. Khách hàng thật sự quan tâm đến sản phẩm và cách bạn làm việc. Họ ít để ý bạn sở hữu văn phòng hay đi thuê chung mặt bằng.
Sự linh hoạt còn thể hiện rõ ở điều khoản hợp đồng. Coworking space thường cho thuê theo tháng, có nơi theo tuần. Khi đội ngũ tăng từ ba lên mười người, bạn chỉ cần đăng ký thêm bàn. Không cần đi tìm mặt bằng mới rồi chuyển đồ. Ngược lại, nếu dự án không suôn sẻ, bạn cũng dễ thu hẹp lại. Bạn không bị phạt hợp đồng nặng như văn phòng riêng, vốn thường kèm cam kết hai đến ba năm.
Nhịp sống của người sáng lập vốn đã bận rộn. Ngay cả việc sắp xếp một kỳ nghỉ ngắn giữa lịch làm việc dày đặc cũng dễ thở hơn. Founder không phải lo quản lý văn phòng riêng lúc mình vắng mặt. Không ai phải trực văn phòng, không hoá đơn điện nước phải theo dõi mỗi tháng.
Kết luận
Nếu phải chọn một tiêu chí quan trọng nhất, chúng tôi sẽ chọn internet ổn định và vị trí thuận tiện, trước cả mức giá. Chi phí rẻ mà nhân viên ngại đến, khách hàng khó tìm, thì khoản tiết kiệm ban đầu cũng không bù lại được. Hãy dành nửa ngày đi thực tế vài chỗ vào giờ cao điểm. Hỏi thẳng về chính sách dùng thử, trước khi đặt bút ký hợp đồng dài hạn đầu tiên của công ty.
Coworking space không phải lựa chọn vĩnh viễn. Đó là bước đệm hợp lý trong giai đoạn đầu, khi startup còn cần giữ chi phí thấp và tốc độ ra quyết định nhanh. Khi đội ngũ đủ lớn, có nguồn thu ổn định, chuyển sang văn phòng riêng vẫn luôn là lựa chọn để ngỏ.
Comments are closed