Ba tuần sau khi nhận giấy phép kinh doanh, một founder gọi hỏi chúng tôi. Nên tự làm sổ sách, hay tìm nhà cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài ngay từ đầu? Câu hỏi nghe đơn giản. Nhưng chọn sai nhà cung cấp có thể kéo rắc rối thuế sang cả năm sau. Chúng tôi đã tư vấn cho khá nhiều công ty mới rơi vào đúng tình huống này. Bài viết dưới đây là những gì đội ngũ rút ra được, sau nhiều lần cùng khách hàng gỡ rối.
Công Ty Mới Thành Lập Thường Cân Nhắc Thuê Ngoài Dịch Vụ Kế Toán
Công ty mới thường chỉ có vài người ôm hết việc. Bán hàng, vận hành, đôi khi cả marketing, một tay lo tất. Thuê một kế toán full-time lúc này thường không đáng. Lương cứng hàng tháng, trong khi khối lượng chứng từ chưa nhiều. Đó là lý do phần lớn khách hàng của chúng tôi chọn thuê ngoài dịch vụ kế toán ở giai đoạn đầu. Thay vì tuyển người ngay, họ tìm một đơn vị đáng tin để giao việc.
Kế toán tổng hợp mới ra trường thường có mức lương cứng khoảng 8 đến 10 triệu đồng mỗi tháng. Chưa kể bảo hiểm, máy tính, phần mềm kế toán riêng. So với một gói thuê ngoài vài triệu đồng, chênh lệch không hề nhỏ với công ty mới. Đó là bài toán tài chính đầu tiên mà hầu như founder nào cũng phải cân nhắc.
Chọn Nhầm Đơn Vị, Sổ Sách Trả Giá Cả Năm
Nhưng thuê ngoài không có nghĩa là chọn đại một chỗ giá rẻ nhất. Chúng tôi từng gặp một công ty ký hợp đồng với đơn vị không quen ngành bán lẻ. Kết quả là hạch toán tồn kho sai suốt hai quý liền. Đến lúc quyết toán mới phát hiện ra vấn đề. Công ty phải thuê thêm một bên khác, rà lại toàn bộ sổ sách. Sổ sách tài chính mà lệch ngay từ năm đầu, những năm sau cứ phải sửa theo. Rất mất công, mà lại tốn thêm một khoản phí không nhỏ.
Sai lầm thường gặp nhất: chọn kế toán vì quen biết, chứ không vì năng lực. Chúng tôi từng thấy một công ty nhờ người quen làm giúp, giá rẻ. Nhưng báo cáo nộp trễ hạn nhiều lần trong năm đầu tiên. Mẹo nhỏ chúng tôi hay dùng: hỏi xem lịch nộp báo cáo ba tháng gần nhất của họ, trước khi ký hợp đồng. Nhìn vào đó là biết đơn vị có kỷ luật hay không.
Một số công ty mới còn kết hợp thêm ứng dụng AI cho phòng kế toán. Mục đích là giảm bớt việc nhập liệu thủ công mỗi ngày. Nhưng phần đối chiếu, và phần chịu trách nhiệm pháp lý, vẫn cần người có nghề. Công nghệ hỗ trợ được tốc độ, không thay được kinh nghiệm xử lý khi hồ sơ có vấn đề.
Tiêu Chí Đánh Giá Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Kế Toán
Khi đánh giá nhà cung cấp dịch vụ kế toán, câu hỏi đầu tiên chúng tôi luôn khuyên hỏi là kinh nghiệm. Họ đã làm cho bao nhiêu công ty cùng quy mô, cùng ngành? Kế toán cho một xưởng sản xuất khác hẳn kế toán cho một shop thương mại điện tử. Cách ghi nhận doanh thu, hàng tồn, thuế VAT đầu vào, mỗi ngành mỗi khác. Một đơn vị quen làm dịch vụ thì khó xử lý trơn tru hồ sơ sản xuất. Và ngược lại cũng vậy.
Tiêu chí thứ hai ít công ty để ý lúc mới bắt đầu: cam kết thời gian phản hồi. Có công ty gửi email hỏi một khoản chi bất thường, đợi ba ngày mới có câu trả lời. Trong khi hạn nộp báo cáo thuế chỉ còn một tuần. Chúng tôi thường khuyên khách hàng hỏi thẳng ngay từ buổi tư vấn đầu. Bình thường phản hồi trong bao lâu, ai trực tiếp xử lý khi có vấn đề phát sinh?
Giá Cả Và Những Câu Hỏi Đừng Ngại Đặt Ra
Về mặt bằng giá, gói kế toán cho công ty mới thường dao động khoảng 1 đến 3 triệu đồng mỗi tháng. Con số này phụ thuộc vào số lượng hoá đơn phát sinh, và công ty có xuất hoá đơn xuất khẩu hay không. Nếu ai chào giá dưới 500 nghìn đồng mà nhận làm đủ mọi việc, nên hỏi kỹ lại phạm vi công việc. Giá quá thấp thường đi kèm việc cắt bớt phần đối chiếu, hoặc dồn việc cho một người làm quá nhiều khách.
Vài câu hỏi khác cũng đáng đưa vào buổi trao đổi đầu tiên.
- Đơn vị có từng xử lý hồ sơ bị thanh tra thuế truy thu chưa, và xử lý ra sao?
- Ai là người ký tên chịu trách nhiệm trên báo cáo, có chứng chỉ hành nghề không?
- Phí dịch vụ tính theo số lượng hoá đơn, hay theo gói cố định hàng tháng?
Doanh nghiệp mới thành lập cũng nên nhìn xa hơn phần sổ sách. Nhiều công ty, sau khi ổn định kế toán, mới tính đến việc tự động hoá thêm các khâu khác. Có thể tham khảo 5 bước triển khai AI agent cho doanh nghiệp mới thành lập. Mục đích là tránh lãng phí ngân sách ngay từ những tháng đầu. Nguyên tắc chọn đối tác ở đây cũng giống chọn kế toán: rõ ràng, có cam kết, không mập mờ chi phí.
Cách Chọn Nhà Cung Cấp Phù Hợp Cho Công Ty Mới
Trước khi ký hợp đồng, chúng tôi luôn đề nghị khách hàng xin xem case study. Hoặc hỏi thẳng một khách cũ của nhà cung cấp. Không cần hỏi số liệu chi tiết, chỉ cần hỏi một câu. Nếu chọn lại, anh chị có chọn đơn vị này nữa không? Câu trả lời thật lòng thường lộ ra nhiều hơn bất kỳ bản catalogue dịch vụ nào.
Về chi phí, đừng chỉ nhìn con số cuối bảng báo giá. Một gói kế toán khoảng 1,5 triệu đồng mỗi tháng nghe rẻ. Nhưng nếu không bao gồm báo cáo thuế quý, hay quyết toán cuối năm, tổng chi phí thực tế sẽ đội lên. Có khi gấp đôi con số ban đầu. Chúng tôi từng thấy một công ty chuyển sang gói đắt hơn, khoảng 800 nghìn đồng mỗi tháng. Đổi lại, có kế toán trưởng trực tiếp phụ trách, thay vì nhân viên mới ra trường. Sổ sách gọn hơn hẳn, chỉ sau một quý.
Đừng Vội Ký Hợp Đồng Dài Hạn Ngay Từ Đầu
Sai lầm phổ biến khác: ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu, để được chiết khấu. Chúng tôi khuyên công ty mới nên thử ba đến sáu tháng trước. Xem cách làm việc thực tế ra sao, có đúng như cam kết ban đầu không. Sau đó mới ký hợp đồng dài hơn, nếu thấy phù hợp.
Giai đoạn mới thành lập, công ty thường phải chọn cùng lúc nhiều đối tác. Kế toán, nơi làm việc, và cả nơi giới thiệu sản phẩm ra thị trường. Cách chọn cũng nên nhất quán, ưu tiên đơn vị minh bạch thay vì giá rẻ nhất. Bài chọn coworking space cho startup mà đội ngũ từng viết cũng theo đúng tinh thần này. Tiêu chí rõ ràng quan trọng hơn mức giá niêm yết.
Song song với sổ sách, công ty mới muốn bán được hàng ngay từ tháng đầu. Vẫn cần một nơi để khách tìm thấy mình. Chúng tôi thường gợi ý khách hàng làm việc với đơn vị thiết kế website bán hàng có kinh nghiệm. Thay vì dùng tạm một trang miễn phí, rồi để đó không cập nhật. Một website vận hành tốt giúp công ty có thêm kênh chốt đơn. Trong lúc phòng kế toán vẫn đang được sắp xếp ổn thoả phía sau.
Kết Luận
Chọn nhà cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài không cần cầu kỳ. Nhưng cần đủ tỉnh táo, để không chọn theo giá rẻ nhất. Ba thứ đáng hỏi trước khi ký hợp đồng. Kinh nghiệm với công ty cùng quy mô, cam kết phản hồi rõ ràng. Và một khách cũ sẵn sàng xác nhận chất lượng. Nếu ba điều đó đều ổn, phần còn lại chỉ là thống nhất chi phí. Rồi bắt tay vào việc.
Nếu công ty của bạn đang ở giai đoạn cân nhắc này, đừng vội ký ngay trong buổi tư vấn đầu tiên. Xin thêm vài ngày, để hỏi một khách cũ, so sánh hai đến ba đơn vị. Rồi mới quyết định. Một quyết định chậm lại một tuần, vẫn tốt hơn nhiều so với việc phải sửa sổ sách sai suốt cả năm sau đó.
Comments are closed