Xưởng may đồng phục bảo vệ thường là cái tên cuối cùng xuất hiện trong danh sách nhà cung cấp của một công ty mới. Năm đầu, founder bận lo giấy phép, website, kế toán và khách hàng đầu tiên. An ninh cho kho và văn phòng hay bị để “tính sau”.
Chúng tôi từng gặp một startup phân phối thiết bị thuê kho 200 mét vuông. Họ chuyển hàng vào được hai tuần thì mới phát hiện chưa ai giữ chìa khoá dự phòng, chưa có camera. Bài viết này là checklist chúng tôi soạn lại từ những lần tư vấn như vậy.
Thuê kho xong mới phát hiện chưa ai phụ trách an ninh
Công ty mới thường có ít người, mỗi người ôm nhiều việc. An ninh không thuộc về ai cụ thể, nên cũng không ai làm.
Chi phí phòng ngừa lúc đầu thường rất nhỏ. Một bộ khoá tốt, vài camera và một quy định ra vào chỉ tốn vài triệu. Chi phí khắc phục sau sự cố thì khác hẳn: mất hàng, gián đoạn giao hàng, mất lòng khách.
Vì vậy ngay tuần đầu thuê kho, nên chỉ định một người chịu trách nhiệm an ninh. Người đó không cần chuyên môn, chỉ cần có danh sách việc rõ ràng.
Checklist an ninh tối thiểu cho văn phòng và kho mới
Danh sách dưới đây là mức tối thiểu chúng tôi khuyên mọi công ty mới làm trong tháng đầu.
- Thay toàn bộ ổ khoá cũ của mặt bằng thuê, vì không biết chủ cũ đã đưa chìa cho ai.
- Lắp camera ở cửa kho, khu bốc xếp và cửa văn phòng.
- Chiếu sáng đủ ở lối vào khi trời tối.
- Lập danh sách người giữ chìa và mã cửa, cập nhật khi có người nghỉ.
- Viết nội quy ra vào cho khách và đối tác giao hàng.
Với kho có nhiều người ra vào, nên thêm sổ nhập xuất ký tên. Mỗi lần hàng ra khỏi kho đều có người chịu trách nhiệm. Sổ này vừa phục vụ an ninh vừa giúp kiểm kê cuối tháng.
Mỗi mục đều có thể làm trong một, hai ngày. Làm xong, công ty đã chặn được phần lớn rủi ro phổ biến.
Có cần bảo vệ ngay từ đầu không
Câu trả lời phụ thuộc vào ba yếu tố. Giá trị hàng hoá trong kho, vị trí kho và giờ hoạt động.
Kho chứa hàng điện tử, thiết bị giá trị cao, nằm ở khu vắng thì rất nên có người trực đêm. Văn phòng trong tòa nhà đã có bảo vệ chung thì chưa cần bảo vệ riêng.
Startup phân phối thiết bị chúng tôi nhắc ở đầu bài cuối cùng chọn một bảo vệ ca đêm. Ban ngày kho có nhân viên làm việc nên không cần. Chi phí vừa phải mà vẫn yên tâm khi kho vắng người.
Một số công ty cho bảo vệ kiêm lễ tân để tiết kiệm. Cách này ổn với văn phòng nhỏ ít khách. Nhưng với kho có xe ra vào liên tục, bảo vệ cần tập trung vào cổng, không nên kiêm việc khác.
Thiết bị và con người bổ trợ nhau thế nào
Thiết bị giỏi ghi nhận, con người giỏi phán đoán. Hai bên cần được thiết kế để bù cho nhau.
Khoá thẻ từ ghi lại ai mở cửa lúc nào. Bảo vệ xác minh người cầm thẻ có đúng là nhân viên không. Camera ghi hình, bảo vệ là người xem và phản ứng khi có chuyện.
Phần mềm quản lý camera trên điện thoại giúp founder xem được kho mọi lúc. Nhưng không ai xem camera cả đêm. Bảo vệ vẫn là người phản ứng nhanh nhất khi có chuyện.
Cần có quy trình cho báo động giả. Hệ thống báo động kêu lúc nửa đêm vì con mèo, ai là người đến kiểm tra? Không có câu trả lời trước, lần báo động thật cũng dễ bị bỏ qua.
Ngân sách an ninh năm đầu
Chia ngân sách thành hai phần giúp dễ quản lý. Chi phí một lần và chi phí định kỳ.
Chi phí một lần gồm khoá, camera, đèn, đồng phục ban đầu. Chi phí định kỳ gồm lương hoặc phí dịch vụ bảo vệ, phí lưu trữ camera, bảo trì thiết bị.
Những mục có thể trì hoãn là hệ thống kiểm soát ra vào cao cấp và camera AI nhận diện khuôn mặt. Những mục không nên cắt là khoá, chiếu sáng và người trực nếu kho có hàng giá trị. Công ty mới còn nhiều khoản hạ tầng khác, từ mặt bằng tới chọn database cho ứng dụng. Vì vậy thứ tự ưu tiên rất quan trọng.
So sánh xưởng may đồng phục bảo vệ khi ngân sách nhỏ
Khi đã quyết định có bảo vệ, đồng phục là khoản nhỏ nhưng nên làm đúng ngay từ đầu. Mua sai rồi may lại thì tốn gấp đôi.
Cách so sánh công bằng nhất là xin báo giá may đồng phục bảo vệ từ ba nơi theo cùng một yêu cầu. Yêu cầu nên ghi rõ chất liệu, số lượng, phụ kiện và logo. Nếu mỗi nơi báo theo một kiểu, bạn sẽ không biết nơi nào thực sự rẻ hơn.
Đừng quên hỏi phụ kiện đi kèm như bảng tên, cầu vai, mũ. Có nơi báo giá áo quần rẻ nhưng tính phụ kiện riêng khá cao. Cộng lại mới thấy chênh lệch.
Tiêu chí chúng tôi hay dùng gồm bốn điểm. Có mẫu thực tế để xem không, thời gian giao bao lâu, chính sách đổi size ra sao, có hợp đồng rõ ràng không.
Công ty có bếp ăn nhỏ cho nhân viên kho thì cũng cần tạp dề cho người nấu. Gom chung một đợt đặt may thường được giá tốt hơn, mẫu tạp dề có chi tiết ở đây.
Đánh giá lại nhà cung cấp sau 6 tháng
Nhà cung cấp tốt lúc ký hợp đồng chưa chắc đã tốt sau nửa năm. Đánh giá định kỳ giúp công ty không bị động.
Với đồng phục, hãy xem áo sau 6 tháng giặt hằng ngày còn giữ màu và form không. Đường may có bung chỉ không, khoá kéo có hỏng không.
Với dịch vụ bảo vệ, xem số sự cố, thái độ và tần suất thay người. Nếu xưởng may đồng phục bảo vệ hỗ trợ bổ sung nhanh khi có người mới, đó là điểm cộng lớn. Các dòng đồng phục khác cho công ty bạn có thể xem tại shop Đồng phục Phú Quý.
Sai lầm hay gặp
Sai lầm phổ biến nhất là chọn nơi rẻ nhất mà không xem mẫu. Áo bạc màu sau một mùa nắng, bảo vệ trông luộm thuộm ngay trước cổng kho.
Sai lầm thứ hai là không có hợp đồng, chỉ trao đổi qua tin nhắn. Khi hàng lỗi, rất khó yêu cầu bảo hành.
Sai lầm thứ ba là quên thu hồi chìa khoá, thẻ từ và đồng phục khi nhân viên nghỉ việc. Người đã nghỉ vẫn có thể ra vào kho, hoặc mặc đồng phục công ty đi nơi khác.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có bắt buộc thuê bảo vệ không?
Không có quy định bắt buộc chung cho mọi công ty. Việc có thuê hay không tuỳ vào giá trị tài sản và yêu cầu của chủ mặt bằng hoặc đơn vị bảo hiểm.
Xưởng may đồng phục bảo vệ nên may bao nhiêu bộ mỗi người?
Tối thiểu hai bộ để thay giặt. Người trực ngoài trời nên có thêm áo khoác cho ca đêm và mùa lạnh.
Nên thuê bảo vệ dịch vụ hay tuyển nội bộ?
Công ty ít kinh nghiệm quản lý nhân sự bảo vệ nên thuê dịch vụ trong năm đầu. Khi đã ổn định, có thể cân nhắc tuyển nội bộ để tiết kiệm.
Chi phí an ninh có được tính vào chi phí hợp lý không?
Thông thường các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh có hoá đơn, chứng từ hợp lệ được xem xét là chi phí hợp lý. Nên hỏi kế toán để áp dụng đúng cho trường hợp cụ thể.
Comments are closed