Dong van motorcycle tours đang dần trở thành một hướng đi team building đáng cân nhắc cho các đội kỹ thuật. Nếu bạn đã chán cảnh ăn nhậu xong ai về nhà nấy, bài viết này gợi ý một cách làm thực tế hơn. Đây là những gì chúng tôi rút ra sau nhiều năm làm việc với các đội IT tại Việt Nam.
Team building quen thuộc: ăn nhậu, karaoke rồi về
Nhiều đội IT mỗi năm lại đi team building theo một công thức cũ. Một bữa ăn, vài bài hát, rồi mỗi người một ngả. Chúng tôi đã nghe không ít lần câu “đi cũng được, nhưng chán lắm” từ chính các kỹ sư. Họ không ghét đi chơi. Họ chỉ cảm thấy mình đang ngồi cùng bàn mà chưa thật sự làm việc cùng nhau.
Điều này khá dễ hiểu. Dân code quen giải một bài toán có đầu có cuối. Một buổi nhậu không có mục tiêu rõ ràng nên đi xong gần như chẳng để lại gì đáng nhớ. Khi nhóm không có việc chung để cùng xử lý, sự gắn kết thường chỉ nằm trên giấy tờ.
Điều nhân viên thực sự mong ở một chuyến đi
Khi hỏi kỹ, phần lớn anh em muốn ba thứ. Thứ nhất là được rời khỏi màn hình trong vài ngày liền. Thứ hai là có một việc chung để cùng xử lý, chứ không chỉ ngồi nghe. Thứ ba là được nhìn thấy đồng nghiệp ở một mặt khác ngoài công việc. Chẳng hạn, người lúc nào cũng im lặng trong họp lại có thể là người hát hay nhất đêm cuối. Một chuyến đi xe máy vùng cao làm được cả ba. Vừa vui, vừa đòi hỏi phối hợp, lại đủ thời gian để nói chuyện thật.
Coi chuyến đi như một dự án nhỏ
Đây là cách làm chúng tôi thấy hiệu quả nhất. Đội IT vốn quen quản lý dự án, nên hãy để chính họ đóng vai người quản lý chuyến đi. Một chuyến đi được lập kế hoạch như một sprint sẽ có mục tiêu, có thời hạn và có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Trước khi đặt vé hay thuê xe, nhóm nên trả lời bốn câu hỏi. Chuyến đi nhằm đạt điều gì? Kéo dài bao lâu? Ngân sách tối đa là bao nhiêu? Và rủi ro lớn nhất là gì? Rủi ro thường gặp nhất là thời tiết xấu, có người đau ốm, hoặc xe hỏng giữa đèo. Khi đã gọi tên rủi ro từ đầu, bạn sẽ ít bị bất ngờ khi nó thực sự xảy ra.
Giao vai trò cho từng thành viên
Chúng tôi thường đề xuất chia vai theo chức năng, mỗi người một đầu việc cụ thể. Có thể là người điều phối lịch trình, người giữ ngân sách, người kiểm tra xe và đồ bảo hộ, hoặc người ghi nhật ký và chụp ảnh cho cả nhóm. Mỗi vai nên có một checklist riêng. Người phụ trách nên báo cáo tình trạng trong nhóm chat mỗi tối để mọi người nắm tiến độ.
Chia vai như vậy giúp không ai ngồi chơi. Khi một người làm việc của mình thật tốt, cả nhóm sẽ tin tưởng nhau hơn ngay từ trước khi xuất phát. Chính sự tin tưởng đó đôi khi còn quan trọng hơn cả cảnh đẹp trên đèo.
Chọn điểm đến hợp đội kỹ thuật thích khám phá
Đội kỹ thuật thường thích những nơi ít bị làm phiền. Cao nguyên đá phía Bắc là lựa chọn hợp lý vì sóng điện thoại chập chờn, có nhiều đoạn gần như mất kết nối. Với người làm việc cả ngày trước máy tính, đây là cơ hội ngắt kết nối thật sự, chứ không chỉ đơn thuần là đổi chỗ ngồi.
Tuy nhiên, bạn cần tính đến thời tiết. Mùa khô thường dễ đi hơn, nhưng sương mù buổi sáng trên đèo khá dày và làm tầm nhìn giảm mạnh. Mùa mưa thì đường trơn, phải chạy chậm và nghỉ nhiều hơn. Một lịch trình hợp lý luôn có ngày dự phòng để dời lịch nếu trời xấu.
Dựng ngân sách và quy trình duyệt chi
Ngân sách là phần nhiều nhóm né tránh, nhưng nếu minh bạch từ đầu thì mọi chuyện sau đó đơn giản hơn nhiều. Hãy chia chi phí theo đầu người, gồm xe, xăng, lưu trú, ăn uống, bảo hiểm và một khoản dự phòng khoảng 10%. Khoản dự phòng nghe có vẻ thừa, nhưng chúng tôi đã thấy nhiều chuyến phát sinh sửa xe giữa đường. Nếu không có khoản đó, cả nhóm sẽ phải góp tiền rất gấp.
Về thanh toán, nên có một người giữ quỹ chung và công khai bảng chi tiêu trong nhóm chat. Khi ai cũng thấy tiền đi đâu, sẽ không ai ngại hỏi. Điều này cũng giúp tránh những cuộc tranh luận khó chịu sau chuyến đi về chuyện ai trả nhiều hơn.
Lịch trình 3 ngày mẫu cho nhóm 8-12 người
Ba ngày là độ dài vừa đủ để nhóm bớt ngượng ngùng mà không ai bị mệt rã rời. Ngày đầu nên nhẹ, để mọi người làm quen với xe và với nhau. Ngày giữa là ngày dài nhất, thường có đoạn vượt đèo và nhiều cảnh đẹp nhất. Ngày cuối nên ngắn, dành thời gian nghỉ ngơi và trở về an toàn.
Bạn có thể tham khảo chuyến đi xe máy cao nguyên đá làm khung cho lịch trình, rồi điều chỉnh theo sức khỏe và kỹ năng của nhóm. Đừng cố nhồi quá nhiều điểm dừng, vì chạy xe mệt sẽ làm mất hết niềm vui. Thà bỏ bớt một điểm chụp ảnh còn hơn để cả nhóm kiệt sức ở đoạn đèo cuối.
Điểm dừng nên có đủ quán ăn, chỗ nghỉ chân và vài góc chụp ảnh. Chọn trước các điểm này giúp người điều phối chủ động hơn khi có tình huống phát sinh, chẳng hạn như một xe bị hỏng lốp hoặc có người cần nghỉ lâu hơn dự kiến.
Khi nhóm đã thống nhất lịch trình và chi phí, bước tiếp theo thường là ký kết với đơn vị dịch vụ. Lúc này, bạn nên kiểm tra kỹ pháp nhân và giấy tờ của đối tác. Chúng tôi từng khuyên một khách hàng đọc qua cách tra cứu pháp lý công ty trước khi ký hợp đồng trước khi chốt. Nhờ vậy, họ tránh được một đơn vị không đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ du lịch.
An toàn và trách nhiệm của người tổ chức
Đây là phần không được bỏ qua. Người tổ chức cần kiểm tra bảo hiểm cho từng người, có người dẫn đường am hiểu địa hình, và một xe hỗ trợ chạy phía sau để chở người mệt hoặc xử lý sự cố. Chúng tôi từng thấy những nhóm bỏ qua xe hỗ trợ để tiết kiệm chi phí, và kết quả là một thành viên phải tự xoay xở giữa đường rất vất vả.
Bạn cũng nên đặt ra quy tắc nhóm rõ ràng khi chạy đèo. Ví dụ: không vượt nhau trong đoạn cua, giữ khoảng cách đủ xa, và dừng lại ngay khi có người ra hiệu. Một quy tắc đơn giản được tuân thủ tốt hơn nhiều so với một danh sách dài mà không ai nhớ.
Đo hiệu quả: chuyến đi có thật sự gắn kết đội?
Sau chuyến đi, bạn nên đo xem nó có tác dụng hay không. Cách đơn giản nhất là làm một khảo sát ngắn trước và sau chuyến, chỉ vài câu về mức độ hiểu nhau và sự sẵn sàng hợp tác. Đội IT thường thích có số liệu, nên việc này thường được đón nhận khá tích cực.
Ngoài ra, hãy để ý những chỉ số mềm hơn. Có ai chủ động hỗ trợ người khác trong nhóm không? Các cuộc trao đổi kỹ thuật sau chuyến có sôi nổi hơn không? Người mới có dễ hòa nhập hơn không? Đây là những dấu hiệu gắn kết thật, khó làm giả và thường lộ rõ sau vài tuần.
Sai lầm khi tổ chức đi nhóm ở vùng xa
Sai lầm đầu tiên là bắt mọi người chạy cùng một tốc độ. Nghe có vẻ công bằng, nhưng người chạy chậm sẽ căng thẳng, còn người chạy nhanh lại bực bội. Hãy cho nhóm chạy theo cặp hoặc nhóm nhỏ, và thống nhất điểm hẹn trước mỗi đoạn đường.
Sai lầm thứ hai là quên phương án khi có người mệt hoặc ốm. Chúng tôi từng gặp trường hợp một thành viên bị say nắng giữa đường mà cả nhóm không biết xử lý thế nào, mất gần một tiếng mới liên lạc được với người phụ trách. Vì vậy, luôn chuẩn bị sẵn thuốc cơ bản, nước uống và số liên lạc khẩn cấp của từng người.
Câu hỏi thường gặp
Đi bao nhiêu ngày là hợp với team công nghệ?
Ba ngày là lựa chọn phổ biến nhất. Hai ngày thì hơi gấp, còn bốn ngày trở lên dễ khiến người đi mệt và khó sắp xếp công việc. Nếu đội chưa quen chạy đường dài, hãy bắt đầu bằng hai ngày để thử sức trước.
Chi phí cho 10 người khoảng bao nhiêu?
Chi phí thay đổi nhiều theo loại xe, mùa và chỗ ở. Bạn nên lấy báo giá từ ít nhất hai đơn vị, sau đó cộng thêm khoản dự phòng để có con số an toàn. Khi làm bảng dự toán, hãy tách riêng từng khoản để dễ kiểm soát và dễ giải trình với các thành viên.
Người chưa biết chạy xe số có tham gia được không?
Có, nếu họ được tập trước và chọn xe phù hợp. Nhiều đơn vị có xe số dễ điều khiển cho người mới. Nên cho người mới tập trên đoạn đường bằng phẳng vài buổi trước khi lên đèo, và luôn có người đi cạnh để hỗ trợ.
Có cần xin phép đi vùng biên giới không?
Một số khu vực gần biên giới có quy định về ra vào và kiểm tra giấy tờ. Bạn nên tìm hiểu quy định hiện hành của địa phương trước khi lên lịch, và mang theo giấy tờ tùy thân đầy đủ trong suốt hành trình.
Comments are closed