Lô hàng đầu tiên từ Trung Quốc thường để lại ấn tượng khó quên cho nhiều chủ shop. Hàng về chậm cả tuần, thuế cao hơn dự tính, rồi phí lưu kho cứ thế cộng dồn theo từng ngày. Trong quá trình làm việc với khách hàng, đội ngũ chúng tôi đã gặp lại cảnh này rất nhiều lần. Vì vậy, bài viết này tổng hợp top 10 sai lầm thường gặp về logistics và nhập hàng Trung Quốc, cùng cách xử lý bạn có thể áp dụng ngay từ lô tiếp theo.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ hay mất tiền oan khi nhập hàng
Nhìn từ bên ngoài, việc nhập hàng có vẻ đơn giản: chọn xưởng, chuyển khoản, rồi chờ hàng về. Thực tế, ngoài báo giá ban đầu còn có rất nhiều khoản chi khác. Doanh nghiệp nhỏ thường không có người chuyên trách logistics, nên các khoản này thường chỉ lộ ra khi đã khó điều chỉnh.
Khi chọn 10 sai lầm trong bài này, chúng tôi dựa trên ba tiêu chí. Thứ nhất, lỗi đó xuất hiện nhiều ở doanh nghiệp nhỏ. Thứ hai, nó gây thiệt hại tài chính rõ ràng, không chỉ là phiền toái. Thứ ba, mỗi lỗi đều có cách xử lý bạn làm được ngay.
Nếu bạn là chủ shop online, công ty thương mại nhỏ hay một startup công nghệ cần nhập linh kiện, bài này dành cho bạn. Còn nếu bạn mới chuẩn bị lô đầu tiên, hãy học từ kinh nghiệm của người đi trước thay vì tự trả giá.
Chọn nhà cung cấp: đừng vội tin báo giá rẻ nhất
Giá thấp nhất thường là mồi câu. Có những đơn vị báo giá rất hấp dẫn nhưng thực chất chỉ là trung gian, không sở hữu xưởng nào. Khi hàng có vấn đề, bạn gần như không có ai để đòi bồi thường, và thời gian truy tìm còn tốn kém hơn khoản tiết kiệm ban đầu.
Trước khi đặt cọc, hãy hỏi họ có giấy phép kinh doanh không, có nhà máy thật không, và có thể quay video xưởng đang vận hành không. Việc này chỉ mất khoảng nửa ngày nhưng có thể giúp bạn tránh được khoản thiệt hại lớn. Một nhà cung cấp nghiêm túc sẽ không khó chịu khi bị hỏi kỹ.
Sai lầm thứ hai là không ghi rõ điều khoản Incoterms trong hợp đồng. FOB, CIF, DDP nghe như mật mã, nhưng chúng quyết định ai chịu chi phí và rủi ro ở từng chặng. Với FOB, bạn nhận hàng tại cảng đi và tự lo phần còn lại. Với CIF, người bán lo cước biển và bảo hiểm đến cảng đích. Với DDP, người bán lo gần như mọi thứ, kể cả thuế. Giá DDP nhìn qua có vẻ cao hơn, nhưng ít khi phát sinh bất ngờ về sau.
Sai lầm thứ ba là đặt cọc 100% trước khi có mẫu kiểm định. Theo kinh nghiệm thực tế của đội ngũ, mức cọc hợp lý thường nằm quanh 30% đến 50%, phần còn lại thanh toán sau khi kiểm hàng. Nếu nhà cung cấp đòi toàn bộ tiền ngay từ đầu, đó là tín hiệu bạn nên dừng lại và cân nhắc kỹ.
Tính đủ chi phí logistics để không bị bất ngờ cuối đơn
Nhiều người mới chỉ so cước vận chuyển rồi chốt đơn. Họ quên rằng cước chỉ là một phần của tổng chi phí. Thuế nhập khẩu, phí thông quan, phí kho bãi và phí xếp dỡ đều được cộng thêm sau đó, và đôi khi số tiền này lớn hơn bạn tưởng.
Thời gian cũng là tiền thật. Hàng nằm chờ trong kho đồng nghĩa với vốn bị đóng băng. Nếu vốn chỉ đủ cho một lô, mỗi tuần chậm trễ là một tuần bạn không có tiền để quay vòng. Đây là chi phí cơ hội, và nó hiếm khi xuất hiện trong bảng so sánh của người mới.
Chọn phương thức vận chuyển theo cảm tính cũng rất phổ biến. Hàng nhẹ, giá trị cao, cần gấp thì đường hàng không có thể đáng tiền hơn. Hàng nặng, số lượng lớn, không gấp thì đường biển thường rẻ hơn đáng kể. Hãy tính theo đúng đặc điểm lô hàng của bạn thay vì chỉ làm theo thói quen người khác.
Một cách hình dung nhanh: đường biển hợp với hàng nặng, lượng lớn, chấp nhận chờ lâu; đường hàng không hợp với hàng nhẹ, giá trị cao, cần về sớm; đường bộ thường được chọn cho hàng từ các tỉnh giáp biên, nhưng thời gian phụ thuộc khá nhiều vào cửa khẩu và thủ tục. Thông tin này chỉ mang tính tham khảo, bạn vẫn cần đối chiếu với báo giá thực tế.
Giấy tờ và thông quan: một mã HS sai có thể khiến hàng nằm cảng
Mã HS dùng để phân loại hàng hóa và tính thuế. Khai sai mã có thể khiến bạn bị truy thu thuế, bị phạt hành chính, thậm chí hàng bị giữ lại kiểm tra trong thời gian dài. Có người chọn mã gần giống rồi hy vọng không ai để ý, nhưng với nhóm hàng rủi ro cao, hải quan thường soi rất kỹ.
Giấy chứng nhận chất lượng cũng dễ bị bỏ sót. Đồ điện, mỹ phẩm hay thực phẩm thường cần giấy tờ kiểm định riêng. Thiếu giấy tờ, hàng có thể bị giữ tại cảng, trong khi phí lưu kho vẫn tăng từng ngày không ngừng nghỉ.
Trước khi hàng về cảng, hãy kiểm tra quy định chuyên ngành cho nhóm sản phẩm bạn nhập. Đừng đợi đến khi hàng đã lên tàu mới phát hiện thiếu giấy, lúc đó mọi việc đều đắt đỏ và chậm chạp hơn nhiều.
Kiểm soát chất lượng và theo dõi tiến độ đơn hàng
Kiểm hàng trước khi giao, thường gọi là pre-shipment inspection, là bước nhiều người bỏ qua vì tiếc công và tiền. Nhưng nếu hàng lỗi, bạn chỉ đòi được bồi thường khi đã có bằng chứng rõ ràng. Thuê đơn vị kiểm hàng ngay tại xưởng thường rẻ hơn rất nhiều so với việc xử lý một lô lỗi đã nằm trong kho ở Việt Nam.
Thiếu theo dõi tiến độ cũng là nguyên nhân khiến hàng về trễ so với kế hoạch bán. Bạn đã chạy quảng cáo, đã nhận đơn, nhưng hàng vẫn đang chờ đóng container. Hãy yêu cầu nhà cung cấp cập nhật các mốc quan trọng: ngày hoàn thành sản xuất, ngày đóng hàng và ngày tàu chạy.
Để khỏi phải lần theo các mốc này qua hàng chục tin nhắn rời rạc, bạn có thể dùng công cụ quản lý tập trung. Chẳng hạn, bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý kho và đơn hàng nhập khẩu để tự động nhắc lịch. Tuy vậy, công cụ chỉ hỗ trợ theo dõi; quyết định kiểm hàng và đối chiếu chứng từ vẫn cần người trực tiếp làm.
Chuẩn bị nguồn lực và công cụ để nhập hàng bài bản
Một sai lầm hay gặp là giao toàn bộ việc nhập hàng cho một người vừa làm bán hàng, vừa chăm sóc khách, vừa chạy quảng cáo. Khi người đó bận, mọi mốc kiểm tra đều bị bỏ qua. Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng tách rõ đầu việc: ai liên hệ nhà cung cấp, ai theo dõi vận đơn, ai đối chiếu chứng từ.
Nếu quy mô đã vượt quá vài đơn mỗi tháng, bạn nên cân nhắc đầu tư vào một hệ thống nhỏ để ghi nhận đơn, chi phí và mốc thời gian. Điều quan trọng không phải là công cụ đắt hay rẻ, mà là toàn bộ thông tin nằm ở một nơi và ai cũng nhìn thấy cùng một bức tranh.
Những giới hạn của cách làm và phần bạn cần tự kiểm chứng
Phí và thời gian vận chuyển thay đổi theo tuyến, theo mùa vụ và theo từng đơn vị. Các con số trong bài chỉ giúp bạn hình dung, không nên dùng làm dự toán chính thức. Hãy xin báo giá cụ thể cho đúng sản phẩm và đúng tuyến của mình.
Quy định thuế và mã HS cũng thay đổi theo thời điểm. Trước mỗi lô, bạn nên đối chiếu lại với cơ quan hải quan hoặc một đơn vị khai báo uy tín. Đừng chỉ dựa vào thông tin cũ đọc được trên mạng, vì rất dễ đã lỗi thời.
Lộ trình cho đơn hàng đầu tiên
Hãy bắt đầu từ ba câu hỏi đơn giản: bạn nhập gì, ngân sách bao nhiêu, và cần hàng về khi nào. Ba thông tin này quyết định gần như mọi lựa chọn phía sau.
Tiếp theo, so sánh ít nhất ba nhà cung cấp và hai đơn vị vận chuyển. Đừng chốt ngay người đầu tiên, dù họ nhiệt tình đến đâu. Việc so sánh giúp bạn có điểm chuẩn để đánh giá báo giá.
Cuối cùng, lập bảng chi phí đầy đủ trước khi đặt cọc, gồm giá hàng, cước, thuế, phí thông quan, phí kho và một khoản dự phòng khoảng 5% đến 10%. Nếu bảng cho thấy đơn hàng không còn lãi, đó là lúc nên điều chỉnh kế hoạch, thay vì nhập rồi mới hối hận.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu nhập hàng Trung Quốc với số lượng bao nhiêu?
Không có con số chung cho mọi ngành. Với lô đầu, nhiều đơn vị chọn mức đủ bán trong hai đến ba tháng, vừa đủ để thử thị trường mà không bị kẹt vốn quá lâu. Nếu sản phẩm có nhiều màu hay kích cỡ, hãy bắt đầu với ít mẫu hơn để kiểm soát rủi ro.
Làm sao biết nhà cung cấp Trung Quốc có đáng tin không?
Kiểm tra giấy phép kinh doanh, yêu cầu video xưởng đang sản xuất và hỏi khách hàng cũ nếu có thể. Đừng chỉ dựa vào ảnh sản phẩm họ gửi, vì hình ảnh có thể lấy từ nơi khác.
Nên chọn vận chuyển đường biển hay đường hàng không?
Tùy trọng lượng, giá trị hàng và mức độ gấp. Hàng nặng, giá trị thấp, không cần nhanh thường hợp với đường biển. Hàng nhẹ, giá trị cao, cần nhanh thì đường hàng không đáng để cân nhắc.
Chi phí phát sinh thường chiếm bao nhiêu phần trăm giá trị đơn hàng?
Tỷ lệ này thay đổi nhiều theo ngành và tuyến. Hiện chúng tôi chưa có số liệu chung đủ tin cậy để đưa ra một con số cố định. Cách an toàn nhất là tự lập bảng chi phí cho đơn hàng của mình và cộng thêm khoản dự phòng hợp lý.
Comments are closed